Все ли вы успеваете?
Нет?
А может дело не в вас?
Как тайм-менеджмент не вылизывай – всего не сделаешь. Приходится к другим обращаться.
Я побывал в гостях у специалиста по наладке бизнес-процессов Дмитрия Тетервака.
Говорили о ДЕЛЕГИРОВАНИИ!
Эта статья была впервые опубликована 20.03.2014.
Когда вообще нужно задумываться о делегировании? Спусковой крючок? Какой главный признак?
Да, ты знаешь, вопрос интересный. У меня с делегированием были серьезные проблемы. Я всегда работал сам. Я мастер на все руки. Все, что мог – все всегда делал сам. И с делегированием было крайне сложно. И, наверно, поэтому мой бизнес особо и не развивался. Но наступил момент, когда я начал не успевать выполнять ту работу, которая у меня была. И я стал самым «узким звеном» в своей системе: клиентов пришло больше, чем я мог обслужить, и я задумался над тем, что надо что-то делать, потому что не успеваю зарабатывать деньги, которые мог бы заработать.
И еще вторая тема меня начала бесить. Бесить в каком плане: что я могу чем-то заняться нормальным, а мне приходится заниматься низкоквалифицированной работой. Лучше б я чем-то другим занялся, чем-то более полезным, тем, за что мне и платят деньги.
И была еще проблема в чем: область Сертификация (Дмитрий занимается сертификацией www.iso.kiev.ua – прим. Фарида Каримова) весьма непростая отрасль. Поэтому быстро взять и делегировать полностью весь процесс было практически невозможно. Много тонкостей, много заказчиков. И несколько лет, наверное, с 2003 по 2006, я работал в этом бизнесе практически сам. А потом я понял, что просто тупо не успеваю. Меня начало накрывать, и я начал метаться, чего мне в жизни не хватает.
И в этот момент мне встретилась знакомая коуч Елена Денисенко. С ней работала и моя супруга, Наталья Рудовская. Она (супруга) говорит: «Сходи, тебе поможет». Но, как я понимал на тот момент, к коучу нужно идти с каким-то запросом. У меня же никаких запросов особо не было, а проблемы делегирования я тогда не осознавал. И я тогда, как пришел, сказал, что я хочу развиваться, не могу понять, как. Мы с Леной одну сессию отработали, и определили, в какую сторону я могу развиваться. И вот, как оказалось, одно из самых простых первоочередных действий, которые можно было сделать – это делегирование. На что я ответил: «Лена, я не могу делегировать. У меня сложная отрасль. Это столько тонкостей надо знать!». И она мне тогда поселила идею, с которой и началось все мое делегирование.
Первое – раздели все свои дела на 3 части:
- Которые может сделать любой, и тебе не обязательно это делать.. Это, например, походы в налоговую, какие-то курьерские задачи: кому-то что-то отвезти, доставить отчет – т.е. вещи, которые все равно кто будет делать.
- Задачи, которые можешь делать только ты. При любых условиях, что бы ни было – только ты. Никто другой никогда не сможет этого сделать. И я выделил такие задачи. Действительно, это первичное общение с заказчиком (на тот момент было) и завершение сделки. И я даже представить не мог, как я это передам кому-то другому. И сейчас, если я закрываю сделку, в результате либо в 2 раза больше чек, либо в 2 раза быстрее проходит завершение. Никто до сих пор так и не делает, как я. Вот. Т.е. я это не могу делегировать, хотя сейчас уже даже и это могу))
- Задачи, которые ты ДОПУСКАЕШЬ возможность выполнения другими людьми в идеальных условиях. Представь идеальные условия, что человек обучен – ЗНАЕТ КАК делать, человек понимает – ЧТО делать, есть инструкция и потенциально он может это сделать при определенном контроле, т.е. ты допускаешь, что эту работу может сделать другой человек. Ты можешь допустить, что может сделать другой человек? И я подумал, что какие-то работы, например, отчет, может сделать другой человек, а я потом проверю.
Так родилось разделение на 3 основные части. Я понял, что я могу делегировать что-то.
С чего ты начал? Вспомни первое действие: полы начали у тебя мыть, или что?
Нет, я начал с другого. Я начал искать себе помощника на неполный рабочий день, потому как я не мог себе тогда позволить полноценных сотрудников. Так появилась, тогда еще студентка 4 или 5 курса (я не помню) Ксения Штанько, мою первую сотрудницу.
Страх был еще в том, что делегирование у меня совпало с наймом первого сотрудника. Страх платить зарплату был большой, потому что заработок был непостоянный. У меня в этом месяце могла быть 1,5 тыс $, а в следующем – 0, а потом 5 тыс $. Вот такие скачки. И если я еще могу как-то управлять собой, своими потребностями и т.д., то когда я человека беру на работу, то ему надо платить зарплату постоянно. Ведь у него семья, дети кушать просят, квартиру снимает… И если я ему не заплачу зарплату… не получится не заплатить. И действительно поначалу были такие моменты, когда я зарплату выплачивал, а себе не оставалось… Бывало так, что занимал у друзей деньги, чтобы выплатить зарплату сотрудникам. Поначалу так и было, пока не пришел 2-ой скачок в уровне моего управления.
С чего ты начал делегировать? Какие первые шаги?
Первое, и что крайне рекомендую сразу делать – это делегировать звонки. Т.е. в идеале нужно стремиться к тому, чтобы телефон работал у тебя только на исходящие. Это тот идеал, к которому нужно прийти. Чтобы тебе никто не звонил. Вообще. Твой номер телефона знают только твоя жена, дети, близкий круг и все. И твой личный помощник.
Первый сотрудник, которого нужно нанимать – это твой личный помощник на звонки, потому что они много времени вырывают и бьют ритм работы. Это ключевое. Люди, когда тебе звонят, они крайне редко тебе звонят, чтобы предложить: «на вот тебе кучу денег…». Обычно у них есть какие-то проблемы, и они хотят, чтобы ты эти проблемы как-то решил. И поэтому чаще всего звонки нужны им, а не тебе. И поэтому мне когда-то очень понравилась фраза А. Парабеллума: «Мой номер телефона не знает никто, кроме жены и детей. Если людям что-то надо, пускай они звонят в офис, в офисе знают, где меня найти и как мне передать».
Я такие примерно правила и ввел. Все звонки, которые входили, первичные, я переводил со временем на офис, на первого помощника. И мы договорились, что 2 раза в день: утром и после обеда мы с ней созваниваемся и она мне дает список: «Дима, тебе звонил тот-то, тот-то, по таким-то вопросам».
Т.е. она не решала мои вопросы. Вот почему это легко делегировать. Помощник не решает вопрос. Для того, чтобы решить – надо его учить и т.д. Она просто узнает, кто звонил и по какому вопросу. И соответственно ты В УДОБНОЕ ДЛЯ ТЕБЯ ВРЕМЯ перезваниваешь и с человеком договариваешься. Это экономит массу времени, т.е. у меня появилось первых полдня свободных — не загруженных чужими делами, а загруженных своими. Т.е. я сам мог планировать свое время.
А потом что было с твоей помощницей? Ты дал ей больше полномочий?
Сначала тяжело было, помощница просто принимала звонки и т.д., а потом я начал добавлять: «напиши такое-то письмо», и она под диктовку письмо написала. Потом я ей давал общую канву, а она писала письма и мне на проверку отправляла. Следующие она уже пишет сама по шаблону. Потом я научил ее отчеты писать. Так постепенно она участвовала в той деятельности, которую я делаю. Сначала сидела рядом, рука об руку работали, и она начала потихонечку «въезжать»… Поэтому в принципе, она большой кусок работы сняла в свое время.
Как ты ее нашел? Как подбирал? Я почему спрашиваю — есть теория, что если ты хочешь делегировать и нанимаешь человека на такую, монотонную работу, немножко скучную, то надо выбрать женщину. А если требуется более активное мышление, принимать свои решения, то лучше мужчину. Мужчина закисает на монотонной работе….
Вот этот перфекционизм – Какого помощника брать? Как ПРАВИЛЬНО делегировать? и мешает многим сделать первый шаг – многие люди не начинают делать, потому что хотят все сделать правильно с первого раза.
Все равно, кого ты наймешь, потому что потом он у тебя работать не будет . Т.е. какого нанимать первого человека — все равно. Любого нанимаешь – опытного, не опытного, лучше не опытного… Он у тебя все равно потом работать не будет. Это крайне редко, когда он остается в команде….
Нужно понимать, что ты берешь человека и он через полгода – через год уйдет. Либо он вырастет, либо ты вырастешь, либо ты поймешь, что тебе помощник не нужен, либо еще что-то… Вообще это эксперимент, который ты ставишь для себя и своей жизни, когда ты год отработаешь с помощником, ты будешь четко знать, какой тебе помощник нужен. Будешь четко понимать, какие нужно давать ему полномочия.
Ты вырастешь через полгода с помощником. Ты поймешь, что требования, сейчас к помощнику и через полгода, это абсолютно разные требования. Первого помощника ты «убьешь»… Я 1 из 100 даю, что не останется тот помощник, с которым ты начинаешь. Ты вырастаешь из помощника.
Вот ты меня спрашиваешь: «Кого лучше брать- мужчину или женщину?» Это все равно, что новичок спрашивает у опытного альпиниста: «Какие лучше ботинки брать, с шипами, или с подошвой прорезининой, чтобы пойти на Эльбрус?…». Да одень ЛЮБЫЕ кеды и поднимись на первые 500 метров, дойди до уровня снега и поймешь, какие тебе нужны потом ботинки. Поднимись на горочку 1000 – 1300, 2000 м, а потом уже иди на любую… ты меня спрашиваешь, а как оно будет? – Никак. Вернее, ты потом сам поймешь, как оно будет, когда начнешь делать.
И все-таки, приоритетней взять молодого, «сырого», или опытного сотрудника?
Я рекомендую молодого.
Вернее, можно с 2-х позиций смотреть. Что такое опытный человек? У него есть убеждения системы работы. Если ты хочешь для себя перенять чью-то систему работы, то, наверно, да, лучше брать опытного, и ты понимаешь, будешь ты с ним дальше или нет, но за 3 месяца систему с него ты «снимешь».
Но вопрос, нужна ли тебе такая система? Или у тебя есть своя, которую ты хочешь развить, выстроить, и потом понять, работает ли она.
Хочешь свою систему – бери молодого. Я сразу сказал: «Ксения, я не знаю, как мы будем работать, я никогда не нанимал сотрудника, ты у меня первая, поэтому давай как-то будем договариваться. Если тебе что-то не нравится, ты мне говори – я буду, наверное, корректировать свое поведение. Может быть, и не буду – не знаю. Давай просто будем открыто честно общаться».
И вот первый сотрудник так и появился. Я взял неопытного. Так и рекомендую. Опять же все зависит от уровня человека. Если у тебя есть своя система, по которой ты готов работать, ты можешь взять человека, который встроится в эту систему. Он может быть опытный в чем? Звонки мог принимать, мог работать уже секретарем, каким-то менеджером, но именно опытного помощника практически невозможно взять. Они «под себя» делаются. Мне кажется, не получится иначе.
Продолжение интервью — здесь:
Пишите в комментариях!
А вы делегируете что-либо?
Похожие записи:
- Вы добренький работодатель? Эта книга — скипидар для задниц ваших сотрудников!
- Делегирование и Аутсорсинг с Julia Tunstall
Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:
- Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
- Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы
Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно
Спасибо!