Просто мысли - Интервью - Интервью с С. Калининым. Часть 2

Сергей Калинин

Что изменилось в тайм-менеджменте с появлением гаджетов?

Какими гаджетами и программами пользуется Сергей?

Есть ли он — особенный русский тайм-менеджмент?

Это вторая часть интервью с опытным тренером по тайм-менеджменту, профессиональным психологом и бизнес-консультантом Сергеем Калининым.

Первая часть (для начинающих тайм-менеджеров) здесь.

Что изменилось в ТМ с появлением гаджетов? Я так понимаю, вы не большой сторонник…

Фарид, я скажу так. Я, как и все большие мальчики, люблю разные технические игрушки. Но сегодня просто приходится самого себя хватать обеими руками и сдерживать.

Что я могу тут сказать? В основе любого саморазвития, в том числе и ТМ, лежит одна базовая вещь — это осознанность себя и своего поведения. У нас есть внимание, которое нам дано от природы. У нас есть какие-то навыки самоанализа. Но у большинства из нас они развиты слабо. Мы что-то за собой замечаем, что-то не замечаем, но в общем, вся наша жизнь – сплошные белые пятна.

Я возьму только один из ярких трендов в развитии гаджетов — Life-Logging (Life Recording, Live Streaming; термин ещё не устоялся). Это когда умные часы или другие примочки (браслет, кольцо или ожерелье, очки, клипса на мочке уха и т.п.) собирают, записывают и даже транслируют в сеть (в случае Live Streaming) поток данных о нас и нашей жизни. Эти данные синхронизируются с нашим телефоном, планшетом или компьютером. Даже самые простые штуки вроде браслета Jawbone UP меряют наш пульс, работают в качестве шагомера и так далее. Сейчас уже есть устройства (вроде браслетаSimband от компании Samsung) способные фиксировать до нескольких десятков показателей нашей жизнедеятельности!

В ТМ всегда есть точка старта – надо научиться понимать, на что тратится мое время. Но как говорил доктор Хаус: «Люди врут». И когда их спрашиваешь: «А сколько вы тратите на поход в душ»? Человек чешет голову и с уверенным видом говорит: «Мне 15 минут достаточно». Когда начинается точный хронометраж, вообще-то выясняется, что в душе он сидит 25-30 минут. То есть в 2 раза больше. И так во всем. Когда кого-то спрашиваешь привычные вещи: «Сколько ты обедаешь?», «Сколько тратишь на дорогу?», люди округляют, сокращают эти привычные действия минут на 5-10. А в итоге смотришь, у них «потерялся» уже час-полтора в течение дня. Но если в твоем телефоне стоит вот эта умная программка, которая все считает: вот ты вышел из туалета, совершил 20 шагов, дошел до кухни, на кухне ты сидел столько-то минут, потом совершил столько-то шагов до работы, и т.д., то тут уже сам себе не соврешь.

Гаджеты открывают неограниченные возможности для хронометража, для точного контроля над временем своей жизни. Раньше я ходил с самодельным ежедневником для учета времени. Этот ежедневник и эта система хронометража описаны в моей книге: Калинин С.И. «Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем» (2006 год) . Это были листы формата А4, сшитые в папку. Я ходил с этой громадной папкой, и с точностью до 15 минут в течение почти 3 лет вел тотальный хронометраж. Честно говоря, было не очень удобно; и окружающие все время удивлялись: «Чего это ты там записываешь?».

Сейчас же просто скачивается программка на телефон и одним нажатием пальчика все затраты времени отмечаются. То есть, все это становится гораздо удобнее, быстрее. Я сейчас отказался от тотального хронометража, но периодически, раз в 2-3 года делаю выборочный хронометраж (в течение 1-2 недель) моих затрат времени. Каждый раз намеренно стараюсь использовать какие-то новые программы. Например, около полугода назад я проводил такой хронометраж, используя программку aTimeLogger.

Но здесь кроется парадокс. Тут есть проблема. Даже несколько.

Во-первых, сейчас идет переизбыток и гаджетов, и программ, и сервисов. Проблема выбрать, потому что глаза просто разбегаются. Например, у меня был такой экспертный подход, что любую программу, имеющую отношение к тайм-менеджменту или к саморазвитию, которая только появилась, мне надо было обязательно скачать и попользоваться. У меня была такая установка, что я как эксперт должен хотя бы «пощупать», потестировать каждую программу. Но примерно полтора года назад я от этого отказался. У меня просто физически не хватает на это времени! Сегодня вал этих самых приложений и программ всё нарастает и нарастает.

Я всем говорю, что теперь записался в консерваторы. Я не реагирую на новинки, а жду буквально полгода-год, когда набирается какой-то массив отзывов, когда кто-то уже попробовал эту программу. И, отсеяв через эти фильтры, я беру только то, что показалось интересным и необычным. И уже тогда начинаю тестировать. Я думаю, что у многих эта проблема есть — глаза разбегаются, выбор очень большой.

Следующая проблема… С помощью Live Logging нагенерить про себя любимого кучу данных – не проблема. Что я ел, как я спал, сколько шагов я прошел, как у меня сердце билось и так далее. Вопрос что с этим делать дальше? Как эти данные обработать? И самое главное, как принимать решения на их основе? Потому что избыток информации для принятия решения это тоже плохо. Есть такой известный автор Дэн Ариэли, который пишет про ограниченную рациональность и который как раз говорит о том, что мы тонем в этом изобилии и нам необычайно тяжело разобраться.

Наступила эпоха переизбытка инструментов, гаджетов и данных. Поэтому я сейчас прихожу к тому, чтобы немножко притормозить и вернуться к самым простым вещам.

Каким, например? Какими гаджетами, программами и т.п. пользуетесь для повышения эффективности?

Этим вопросом вы меня сильно озадачили. Потому что есть эффективность, например, в сфере здоровья, в сфере финансов, в сфере профессии. И если я начну рассказывать про все мои инструменты эффективности, то это будет надолго… (Смеется) Я это пытаюсь сделать немножко в моем блоге, но тема безразмерная. Давайте я расскажу тогда кусочек, имеющий самое прямое отношение к тайм-менеджмента — про планирование.

Вот этот кусочек я делю четко на две половинки. Первое – это долгосрочное планирование. Второе – оперативное краткосрочное.

Долгосрочное – это то, что на годы. Что я использую?

Первое, у меня есть «список хотелок». Это просто бумажный блокнот, в котором я записываю все то, что меня восхитило или хоть как-то заинтересовало. Это то, о чем я говорил вначале. Что ТМ нужен людям, у которых есть жажда жизни. Жажда жизни – это способность замечать какие-то классные моменты и впускать их в свою жизнь. Я их просто записываю, чтобы в суете не затерялись, и потом периодически этот блокнот листаю. Особенно, когда трудно, когда какая-то «депрессуха» наваливается. И получается интересно, потому что многим вещам еще не время, а вот некоторым — уже время. И тогда «хотелки» уже превращаются в какие-то конкретные цели и действия. Но сам «список хотелок» меня в любой ситуации вдохновляет, и помогает не терять вкус к жизни.

Следующий инструмент, я давно его использую, сегодня обычно называется фрирайтинг. Я это называю «размышление о будущем». Это когда я беру какую-то «хотелку» или то, чем я занимаюсь, и просто пишу на эту тему какие-то свои идеи, фантазии, мысли, эмоции и ассоциации. Получается своего рода «поток сознания»…

Но я могу сказать, откуда я это взял. Есть совершенно дивная книга. Я всем ее рекомендую. Это дневники нашего классика Александра Сергеевича Пушкина. Он писал что-то типа таких писем к себе. Например, у него есть прикольный текст, где он пишет: «Был бы я царь Александр I, вызвал бы я к себе поэта Сашку Пушкина, и я бы его, конечно же, пожурил, но за стихи бы похвалил, сказал бы ему то-то, то-то, то-то» … Очень смешно. Но на самом деле это такая игра воображения. Человек дает себе определенный творческий настрой. Он дает сам себе некий мотивационный потенциал, прокачивает свои ценности. Для меня подобные «размышления о будущем» (или фрирайтинг) – это способ прояснить мои цели, настроиться на них, сфокусироваться.

Следующий инструмент, который я использую – это создание карты пути к моей цели. Проще говоря, к моим «хотелкам» я добавляю какой-то визуальный ряд. Но это не совсем похоже на модную сегодня визуализацию! Мне не нравится то, о чем написано в книжке Ронды Берн «Секрет», где пропагандируют визуализацию. Я против визуализации «в чистом виде», когда люди просто воображают готовый результат, полное воплощение своих желаний. По моему убеждению, картинки на тему «у меня уже всё сбылось» — это бесполезные галлюцинации… Но я за то, чтобы подбирать какие-то образы, какие-то идеи, которые помогут лучше представить конкретные действия по достижению цели.

Сначала я рисовал карту пути к целям на бумаге. А сейчас есть такой замечательный сервис, который называется realtimeboard.com. В браузере открывается бесконечная поверхность («доска»), на которой можно писать, рисовать, добавлять туда ссылки. Причем это можно структурировать в виде стикеров или в виде интеллект-карты. Можно рисовать от руки, можно впечатывать. Просто это такой способ набирать в снежный ком какие-то образы, идеи, какую-то полезную для достижения цели информацию. Сервис доступен с любых абсолютно платформ, поскольку это в браузере работает.

Что происходит дальше? Когда идеи хорошо продуманы (с помощью описанных выше трёх инструментов) пора переводить их в жизнь. Идея превращается в задачу, и фиксируется в Google Tasks. У меня там создано несколько списков, которые структурированы по основным направлениям моей жизни: здоровье, работа, мои проекты и т.д. Удобно, Google Tasks доступен из браузера под любой платформой. Или можно использовать отдельные приложения: под iOS я использую приложение goTasks ; под Android — Google Tasks Organizer Lite. Обе программки очень минималистичные, без лишних наворотов, но при этом очень надежные и удобные.

Это — основные мои инструменты для долгосрочного планирования.

Что еще я использую для стратегического планирования? Хорошо работают интеллект-карты; они позволяют увидеть «как на ладони» большие и долгосрочные проекты. Можно рисовать mind maps на бумаге, но я как-то пристрастился к программе ConceptDraw MINDMAP. Ее делают украинские разработчики, хотя программа известна и на мировом уровне. Классный продукт. Вообще, инструментов для рисования интеллект-карт множество, я даже на эту тему как-то отдельный пост делал.

Вторая программа, которую я использую для планирования больших проектов — это Microsoft Project. Разумеется, то не для моих личных целей, но моя работа (консалтинг) очень тесно связана с моей жизнью. Если я работаю с маленькими компаниями, которым Microsoft Project не по зубам, есть замечательный бесплатный сервис – это http://www.amiproject.com/ .

И третий инструмент — это Trello. Большая многофункциональная канбан-доска. Хотя некоторые мои клиенты от Trello приходят в ужас. Говорят, что это слишком сложно для планирования. Тогда есть другой простенький канбан-сервис, который работает из браузера — это kanban2go.com. Бесплатный.

Теперь, что касается краткосрочного ТМ. Я пересмотрел кучу инструментов и отказался от специализированных органайзеров. Мой любимый сервис для краткосрочного (на день и неделю) планирования сейчас – Google Calendar c его приходящими по СМС напоминалками.

Свой день я планирую просто — в течение дня я делаю 7 каких-то задач. Причем задачам присвоен приоритет:

Категория А. Одна задача с высшим приоритетом. Я могу болеть, падать от усталости, но эта задача должна быть сделана. Это главный результат дня, который связан с моими жизненными ценностями, с ключевыми целями. Для выполнения этой задачи в Google Calendar жестко резервируется лучшее время.
Категория B. Две задачи с более низким приоритетом.
Категория C. Четыре задачи — это если останется на них время. Это более мелкие задачи, которые, в случае каких-то форс-мажоров, можно перенести на другие дни.

И последний сервис – iDoneThis. Суть его проста — в назначенное вами время (у меня это 23-00) вам приходит письмо с простым вопросом «Что вы сделали сегодня?». Нужно просто ответить на это письмо, вписав в ответ основные результаты прошедшего дня. В моем случае в «результаты» вписываются не только выполненные задачи, но и яркие впечатления, встречи с интересными людьми, озарения или какие-то интересные идеи. Таким образом, все мои достижения собираются в одном месте. Через некоторое время (в конце года, например) можно скачать все это одним списком и оценить свою результативность. Разумеется, iDoneThis – это уже не планирование, а подведение итогов дня, но он неразрывно с моей системой планирования связан.

Как видите, все инструменты простые. И есть перекос в сторону стратегических инструментов – их у меня больше. И я считаю, что на ясную стратегию необходимо затрачивать больше времени, чем на оперативное планирование. Ясная стратегия — как внутренний компас, который помогает проживаешь «в потоке» и чувствовать ценность каждого момента. А все оперативные инструменты ТМ — это уже «костыли». В них главное для меня — напоминалки, потому что у меня много дел и проектов. Все встречи и звонки в голове не удержать. Эти оперативные инструменты должны быть минималистичны. Работа с ними должна занимать не больше 10-15 минут в день.

Русский ТМ — какой он? Он особенный или мы можем брать западные книги и пользоваться готовыми рецептами?

Бизнес, как некие правила игры, придуман на Западе. «Менеджмент» и «тайм-менеджмент» тоже придуманы там. Чтобы работать эффективно вовсе не обязательно изобретать свой особый ТМ с самоваром, сидя на печи и так далее. Если мы живем при капитализме, если мы берем за основу социальную модель (или бизнес-модель), которая придумана на Западе, то, извините, лучше того самого западного ТМ мы вряд ли что-то придумаем.

С другой стороны, если копать немножко глубже, есть культурная и национальная специфики. С середины 80-х годов стали изучать особенности транснационального менеджмента. Есть исследования, говорящие, что можно четко выделить моноактивные культуры, которые ориентированы на задачи. Это Америка, это немцы, это скандинавы. И есть полиактивные культуры, которые ориентированы на отношения. Это весь Восток, Китай, арабы и Южная Европа (греки, итальянцы, испанцы…).

А японцев куда?

С японцами вышло очень интересно. Они вроде как восточная цивилизация, но они настолько хорошо восприняли эти правила игры, что они сегодня большие тайм-менеджеры, чем те же немцы.

Ведь что делали японцы? В 40-50-х годах они из западных университетов переманивали к себе всю профессуру, всех ученых, которые были непопулярны у себя на родине. Которые по тогдашним меркам предлагали какие-то завиральные идеи. Например, Эдвардс Деминг – основатель системы управления качеством на производстве. На Западе все над ним смеялись и крутили у виска. Японцы его пригласили. А потом мы стали удивляться, откуда взялась производственная система Тойоты и вообще японское технологическое чудо. Та же история была и с методами ТМ. То есть японцы в какой-то степени заимствовали все. Но заимствуя, они доводят до совершенства. Хотя изначально, конечно, для них ТМ – неродная штука. Они все-таки восточная цивилизация.

Что с Россией?

Мы — классическая восточная цивилизация. У нас отношения важнее сроков.

Но для нас польза есть и в западных книгах. Если мы работаем с людьми бизнеса.

Но если говорить о ТМ, как о части нашего персонального саморазвития, то мы все-таки русские люди. И здесь нужно что-то свое. Я сейчас прихожу к выводу, что в России неподнятая целина — это именно тайм-менеджмент отношений. В России другие люди могут превратиться и в жуткий тормоз нашей карьеры, и в жуткий поглотитель нашего времени. Либо наоборот — могут стать удивительным ресурсом, который поможет нам взлететь и добиться всего, чего мы хотим. Мне не очень нравится слово «нетворкинг». С той легкостью, с какой люди договариваются на Западе, у нас вряд ли получится. У нас вопрос идет именно про отношения. Недавно вышла «Яндекс-книга». И там приводятся, в частности, мнения людей, которые работают в Кремниевой долине, о том из-за чего проваливается большинство российских стартапов. Там, где англосаксы с легкостью договариваются между собой, наши продолжают ругаться, вести какой-то холивар, таить обиды друг на друга и так далее (см. стр.204).

У нас, если ты хочешь быть успешным в плане времени, ты должен быть экспертом по отношениям. Это уже ближе к психологии. Нужно уметь управлять временем общения, временем сотрудничества, временем дружбы, временем вражды и т.п. Эти навыки очень востребованы.

И второе, что, по моему мнению, крайне актуально для российского тайм-менеджмента. Актуально не потребительское увлечение новыми «инструментами» и гаджетами, а понимание глубиной связи между временем и ценностями. Я это называю «тайм-менеджмент от противного».

Когда общаешься с нашими менеджерами и спрашиваешь их: «Ребята, а вы хотя бы на год планируете?» Они на меня так смотрят и говорят: «Слушай, у нас тут Крым, война в Украине, мировой кризис очередной. Ты думаешь нам надо планировать на три года вперед»? А когда я говорю: «А вообще ради чего вы строите свой бизнес? Какие ценности в основе вашего бизнеса? Что вы хотите дать клиенту, городу, в котором вы живете, стране, детям своим, внукам»? Они опять на меня смотрят как на инопланетянина и говорят: «Слушай, я не знаю, буду ли я жив завтра».

Это я к чему? Мы живем в тревожные времена, когда все ценности под нами немного шатаются. Но мы в этом не одиноки. Например, есть такой замечательный товарищ, как Тим Феррис. Это человек, который написал книгу «Четырехчасовая рабочая неделя». Я регулярно читаю его блог. Сейчас он увлекся неостоицизмом. Стоицизм – это древнегреческая философия. Стоики интересовались выживанием человека в трудные времена. Мне кажется, что сейчас для нашей страны это дико актуально. Я это называю «тайм-менеджментом ценностей». Если у нас человек будет понимать, ради чего он живет, если бизнес будет понимать, ради чего он существует, то технические методы и навыки сами подтянутся.

Для меня, как для коуча и психолога, помогать людям прояснять их жизненные ценности — это задача №1. Но, разумеется, каждый человек может и самостоятельно найти баланс между своими ценностями и временем своей жизни…

На этой тревожной мелодии с нотками оптимизма и закончим)) Спасибо за полезное интервью!

Интервью с С. Калининым. Часть 2

Похожие записи:

Рубрики

lf

Архивы