Сколько времени занимает у вас договориться с другом или коллегой о встрече?
В идеальном мире достаточно пары фраз: «В четверг, в четыре?» — «Да!».
В реальности же, чем большую активность вы развиваете, тем больше контактов и тем труднее согласовать встречу или даже просто «созвон» в Skype. У вас дела, у партнёра дела. Начинается бесконечный «почтовый теннис» согласований.
Или вы — директор крупной компании. Ваше расписание должны видеть все сотрудники, некоторые партнёры, а также родные и близкие. И это расписание при этом постоянно меняется.
Что делать?
Эту статью я написал для Лайфхакера.
На помощь нам придут…
Кайдзен и канбан
Итак, перед нами стоят две взаимоисключающие задачи:
- управлять всё большим количеством запланированных контактов,
- тратить на это как можно меньше ресурсов.
Вам это не напоминает классическую проблему философии Кайдзен: как одновременно снижать затраты и повышать качество?
Поэтому чтобы решить проблему давайте используем один из инструментов Кайдзена — Канбан.
Канбан в своё время стал передовой методикой организации производства, когда вместо «проталкивания» деталей по конвейеру (привезли материалы, выгрузили, а дальше сами разбирайтесь) используется вытягивание (каждый последующий участок сигнализирует предыдущему о том, сколько именно материала ему нужно сейчас).
Такое же вытягивание можно использовать и в своём личном тайм-менеджменте.
Прямой доступ к вашему календарю
Почему бы не дать его всем партнёрам? Такая функция есть, например, в Google Calendar.
- Организуете мероприятие? Вам не нужно никого оповещать. Желающие всё видят сами и даже могут подтвердить своё участие.
- Или вы даже можете разрешить отдельным (самым важным) партнёрам самим создавать события в вашем календаре. А вы уже подтверждаете его. Экстремально? Ну, пожалуй)) Но возможность такая есть!
- Мероприятие содержит информацию о времени, месте и наборе участников. Это экономит время на ненужные вопросы.
- Не нужен ни ежедневник, ни специальные программы. Подойдёт обычный браузер или даже смартфон.
- После встречи вы можете составить краткий её протокол, и зафиксировать его там же, в календаре.
- А больше всего мне нравится вот эта функция наложения календарей разных людей друг на друга:
Смотрите, как здорово видны все «окна» в которую можно засунуть совместную встречу!
А главное все эти бесконечные вопросы «Что ты делаешь в …?», «Можешь ли ты в …?» останутся в прошлом.
А как же частная жизнь?
Чтобы сохранить её неприкосновенность вы можете закрыть, чем именно вы занимаетесь.
Было:
Стало:
Кроме того, вы можете создать разные календари для рабочих дел и для личных. И доступ дать только к рабочему, например.
Итого
Эффективность даже такого простого инструмента, как календарь, зависит от того, как вы им пользуетесь.
Совместное использование календаря может повысить не только вашу личную продуктивность, но и продуктивность небольших команд.
P.S. Эту статью я писал вместе с моим другом Владом Епанчинцевым. Спасибо ему!
Пишите в комментариях!
А как вы договариваетесь о встречах? Пользуетесь ли вы Google Calendar?
Похожие записи:
- Простой, но мощный способ никогда не терять нужные контакты
- Обзор книги «Никогда не ешьте в одиночку»
- Обзор книги «Связи решают все»
- Доска как у доктора Хауса… за 60 рублей!
- Тайм-менеджмент простыми словами. Автоматизация
Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:
- Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
- Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы
Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно
Спасибо!