Блог Фарида Каримова
Лайфхаки, сервисы и гаджеты

О делегировании. Интервью с Д. Тетерваком. Часть 1

Все ли вы успеваете?

Нет?

А может дело не в вас?

Как тайм-менеджмент не вылизывай – всего не сделаешь. Приходится к другим обращаться.

Я побывал в гостях у специалиста по наладке бизнес-процессов Дмитрия Тетервака.

Говорили о ДЕЛЕГИРОВАНИИ!

Эта статья была впервые опубликована 20.03.2014.

Когда вообще нужно задумываться о делегировании? Спусковой крючок? Какой главный признак?

Да, ты знаешь, вопрос интересный. У меня с делегированием были серьезные проблемы. Я всегда работал сам. Я мастер на все руки. Все, что мог – все всегда делал сам. И с делегированием было крайне сложно. И, наверно, поэтому мой бизнес особо и не развивался. Но наступил момент, когда я начал не успевать выполнять ту работу, которая у меня была. И я стал самым «узким звеном» в своей системе: клиентов пришло больше, чем я мог обслужить, и я задумался над тем, что надо что-то делать, потому что не успеваю зарабатывать деньги, которые мог бы заработать.

И еще вторая тема меня начала бесить. Бесить в каком плане: что я могу чем-то заняться нормальным, а мне приходится заниматься низкоквалифицированной работой. Лучше б я чем-то другим занялся, чем-то более полезным, тем, за что мне и платят деньги.

И была еще проблема в чем: область Сертификация (Дмитрий занимается сертификацией www.iso.kiev.ua – прим. Фарида Каримова) весьма непростая отрасль. Поэтому быстро взять и делегировать полностью весь процесс было практически невозможно. Много тонкостей, много заказчиков. И несколько лет, наверное, с 2003 по 2006, я работал в этом бизнесе практически  сам. А потом я понял, что просто тупо не успеваю. Меня начало накрывать, и я начал метаться, чего мне в жизни не хватает.

И в этот момент мне встретилась знакомая коуч Елена Денисенко. С ней работала и моя супруга, Наталья Рудовская. Она (супруга) говорит: «Сходи, тебе поможет». Но, как я понимал на тот момент, к коучу нужно идти с каким-то запросом. У меня же никаких запросов особо не было, а проблемы делегирования я тогда не осознавал. И я тогда, как пришел, сказал, что я хочу развиваться, не могу понять, как. Мы с Леной одну сессию отработали, и определили, в какую сторону я могу развиваться. И вот, как оказалось, одно из самых простых первоочередных действий, которые можно было сделать – это делегирование. На что я ответил: «Лена, я не могу делегировать. У меня сложная отрасль. Это столько тонкостей надо знать!». И она мне тогда поселила идею, с которой и началось все мое делегирование.

Первое – раздели все свои дела на 3 части:

  1. Которые может сделать любой, и тебе не обязательно это делать.. Это, например, походы в налоговую, какие-то курьерские задачи: кому-то что-то отвезти, доставить отчет – т.е. вещи, которые все равно кто будет делать.
  2. Задачи, которые можешь делать только ты. При любых условиях, что бы ни было – только ты. Никто другой никогда не сможет этого сделать. И я выделил такие задачи. Действительно, это первичное общение с заказчиком (на тот момент было) и завершение сделки. И я даже представить не мог, как я это передам кому-то другому. И сейчас, если я закрываю сделку, в результате либо в 2 раза больше чек, либо в 2 раза быстрее проходит завершение. Никто до сих пор так и не делает, как я. Вот. Т.е. я это не могу делегировать, хотя сейчас уже даже и это могу))
  3. Задачи, которые ты ДОПУСКАЕШЬ возможность выполнения другими людьми в идеальных условиях. Представь идеальные условия, что человек обучен – ЗНАЕТ КАК делать, человек понимает – ЧТО делать, есть инструкция и потенциально он может это сделать при определенном контроле, т.е. ты допускаешь, что эту работу может сделать другой человек. Ты можешь допустить, что может сделать другой человек? И я подумал, что какие-то работы,  например, отчет, может сделать другой человек, а я потом проверю.

Так родилось разделение на 3 основные части. Я понял, что я могу делегировать что-то.

С чего ты начал? Вспомни первое действие: полы начали у тебя мыть, или что?

Нет, я начал с другого. Я начал искать себе помощника на неполный рабочий день, потому как я не мог себе тогда позволить полноценных сотрудников. Так появилась, тогда еще студентка 4 или 5 курса (я не помню) Ксения Штанько, мою первую сотрудницу.

Страх был еще в том, что делегирование у меня совпало с наймом первого сотрудника. Страх платить зарплату был большой, потому что заработок был непостоянный. У меня в этом месяце могла быть 1,5 тыс $, а в следующем – 0, а потом 5 тыс $. Вот такие скачки. И если я еще могу как-то управлять собой, своими потребностями и т.д., то когда я человека беру на работу, то ему надо платить зарплату постоянно. Ведь у него семья, дети кушать просят, квартиру снимает… И если я ему не заплачу зарплату… не получится не заплатить. И действительно поначалу были такие моменты, когда я зарплату выплачивал, а себе не оставалось… Бывало так, что занимал у друзей деньги, чтобы выплатить зарплату сотрудникам. Поначалу так и было, пока не пришел 2-ой скачок в уровне моего  управления.

С чего ты начал делегировать? Какие первые шаги?

Первое, и что крайне рекомендую сразу делать – это делегировать звонки. Т.е. в идеале нужно стремиться к тому, чтобы телефон работал у тебя только на исходящие. Это тот идеал, к которому нужно прийти. Чтобы тебе никто не звонил. Вообще. Твой номер телефона знают только твоя жена, дети, близкий круг и все. И твой личный помощник.

Первый сотрудник, которого нужно нанимать – это твой личный помощник на звонки, потому что они много времени вырывают и бьют ритм работы. Это ключевое. Люди, когда тебе звонят, они крайне редко тебе звонят, чтобы предложить: «на вот тебе кучу денег…». Обычно у них есть какие-то проблемы, и они хотят, чтобы ты эти проблемы как-то решил. И поэтому чаще всего звонки нужны им, а не тебе. И поэтому мне когда-то очень понравилась фраза А. Парабеллума: «Мой номер телефона не знает никто, кроме жены и детей. Если людям что-то надо, пускай они звонят в офис, в офисе знают, где меня найти и как мне передать».

Я такие примерно правила и ввел. Все звонки, которые входили, первичные, я переводил со временем на офис, на первого помощника. И мы договорились, что 2 раза в день: утром и после обеда мы с ней созваниваемся и она мне дает список: «Дима, тебе звонил тот-то, тот-то, по таким-то вопросам».

Т.е. она не решала мои вопросы. Вот почему это легко делегировать. Помощник не решает вопрос. Для того, чтобы решить – надо его учить и т.д. Она просто узнает, кто звонил и по какому вопросу. И соответственно ты В УДОБНОЕ ДЛЯ ТЕБЯ ВРЕМЯ перезваниваешь и с человеком договариваешься. Это экономит массу времени, т.е. у меня появилось первых полдня свободных — не загруженных чужими делами, а загруженных своими. Т.е. я сам мог планировать свое время.

А потом что было с твоей помощницей? Ты дал ей больше полномочий?

Сначала тяжело было, помощница просто принимала звонки и т.д., а потом я начал добавлять: «напиши такое-то письмо», и она под диктовку письмо написала. Потом я ей давал общую канву, а она писала письма и мне на проверку отправляла. Следующие она уже пишет сама по шаблону. Потом я научил ее отчеты писать. Так постепенно она участвовала в той деятельности, которую я делаю. Сначала сидела рядом, рука об руку работали, и она начала потихонечку «въезжать»… Поэтому в принципе, она большой кусок работы сняла в свое время.

Как ты ее нашел? Как подбирал? Я почему спрашиваю — есть теория, что если ты хочешь делегировать и нанимаешь человека на такую, монотонную работу, немножко скучную, то надо выбрать женщину. А если требуется более активное мышление, принимать свои решения, то лучше мужчину. Мужчина закисает на монотонной работе….

Вот этот перфекционизм – Какого помощника брать? Как ПРАВИЛЬНО делегировать? и мешает многим сделать первый шаг – многие люди не начинают делать, потому что хотят все сделать правильно с первого раза.

Все равно, кого ты наймешь, потому что потом он у тебя работать не будет . Т.е. какого нанимать первого человека — все равно. Любого нанимаешь – опытного, не опытного, лучше не опытного… Он у тебя все равно потом работать не будет. Это крайне редко, когда он остается в команде….

Нужно понимать, что ты берешь человека и он через полгода – через год уйдет. Либо он вырастет, либо ты вырастешь, либо ты поймешь, что тебе помощник не нужен, либо еще что-то… Вообще это эксперимент, который ты ставишь для себя и своей жизни, когда ты год отработаешь с помощником, ты будешь четко знать, какой тебе помощник нужен. Будешь четко понимать, какие нужно давать ему полномочия.

Ты вырастешь через полгода с помощником. Ты поймешь, что требования, сейчас к помощнику и через полгода, это абсолютно разные требования. Первого помощника ты «убьешь»… Я 1 из 100 даю, что не останется тот помощник, с которым ты начинаешь. Ты вырастаешь из помощника.

Вот ты меня спрашиваешь: «Кого лучше брать- мужчину или женщину?» Это все равно, что новичок спрашивает у опытного альпиниста: «Какие лучше ботинки брать, с шипами, или с подошвой прорезининой, чтобы пойти на Эльбрус?…». Да одень ЛЮБЫЕ кеды и поднимись на первые 500 метров, дойди до уровня снега и поймешь, какие тебе нужны потом ботинки. Поднимись на горочку 1000 – 1300, 2000 м, а потом уже иди на любую… ты меня спрашиваешь, а как оно будет? – Никак. Вернее, ты потом сам поймешь, как оно будет, когда начнешь делать.

И все-таки, приоритетней взять молодого, «сырого», или опытного сотрудника?

Я рекомендую молодого.

Вернее, можно с 2-х позиций смотреть. Что такое опытный человек? У него есть убеждения системы работы. Если ты хочешь для себя перенять чью-то систему работы, то, наверно, да, лучше брать опытного, и ты понимаешь, будешь ты с ним дальше или нет, но за 3 месяца систему с него ты «снимешь».

Но вопрос, нужна ли тебе такая система? Или у тебя есть своя, которую ты хочешь развить, выстроить, и потом понять, работает ли она.

Хочешь свою систему – бери молодого. Я сразу сказал: «Ксения, я не знаю, как мы будем работать, я никогда не нанимал сотрудника, ты у меня первая, поэтому давай как-то будем договариваться. Если тебе что-то не нравится, ты мне говори – я буду, наверное, корректировать свое поведение. Может быть, и не буду – не знаю. Давай просто будем открыто честно общаться».

И вот первый сотрудник так и появился. Я взял неопытного. Так и рекомендую.  Опять же все зависит от уровня человека. Если у тебя есть своя система, по которой ты готов работать, ты можешь взять человека, который встроится в эту систему. Он может быть опытный в чем? Звонки мог принимать, мог работать уже секретарем, каким-то менеджером, но именно опытного помощника практически невозможно взять. Они «под себя» делаются. Мне кажется, не получится иначе.

Продолжение интервью — здесь:

Пишите в комментариях!

А вы делегируете что-либо?

 

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:
  • Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
  • Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно Спасибо!

Комментарии

  1. Alexey говорит:

    Очень интересная тема, и актуальная для меня. В последнее время начал задумываться над этим вопросом. Но пока не могу решиться… На мой взгляд в делегировании на начальном этапе, кроме кучи плюсов есть также свои минусы. К примеру, я фрилансер, работаю в сфере дизайна, заказов со временем стало больше и нужно искать помощника. Вот только пока я работаю сам по себе и могу полностью контролировать свое рабочее время и место. Но если обзавестись помощником и обучать его под себя, нужно снимать офис, закупать технику для этого человека, каждый день сидеть в офисе и обучать помощника, ну и конечно платить ему зарплату. И в итоге через пол года он еще и уйдет… А как же давняя мечта не ходить в офис, работать лежа на берегу Таиланда попивая пивко ))) Вот и получается что меняешь работу в одном офисе на работу в другом, только тут тебе еще и аренду за него нужно платить :)

    • Сейчас попрошу Диму ответить на ваш комментарий)

    • >>нужно снимать офис, закупать технику для этого человека, каждый день сидеть в офисе и обучать помощника, ну и конечно платить ему зарплату. И в итоге через пол года он еще и уйдет…

      Вот именно в этом и состоит трудность первого шага. Для того чтобы НАЧАТЬ — НИЧЕГО ЭТОГО НЕ НАДО!
      Можно найти человека со своим компьютером, можно договориться и посадить его в офис к друзьям, можно еще много чего придумать.
      Все эти требования можно учесть в критериях поиска… Чит-код: Если у тебя есть большая цель — то люди могут начать работать у тебя и некоторое время работать чуть ли не за бесплатно. Главное чтобы ты САМ ХОТЕЛ РАЗВИВАТЬСЯ! Иначе действительно он уйдет.

      Как сказал один толковый человек, Юрий Мороз: «ДЕНЬГИ умножить на УМ = КОНСТАНТА»
      Вкладывай больше ума, как это все сделать без вложений.

      И, конечно, помощник заставляет тебя развиваться. Для того чтобы его загрузить — тебе придется что-то придумывать и искать ему задачи.

      Поэтому если тебе хочется НИЧЕГО не делать («… мечта не ходить в офис, работать лежа на берегу Таиланда попивая пивко )))» — не выполнима.

      Помощник позволяет не НИЧЕГО не делать, а сосредоточиться на том ЧТО НРАВИТСЯ! На том, в чем ты действительно хорош! То что ты делаешь ЛУЧШЕ чем большинство! И не делать то, что могут сделать другие.

  2. Читала с интересом и думала. Буду ждать продолжения.

  3. Антон говорит:

    Отличное «низкоуровневое» интервью привязанное к реалиям. Про омут с головой и теории верное замечание — сколько не готовься и не читай, только на практике все усваивается. Только тогда происходит выход на новый уровень и максимальная открытость (жадность) на информацию. Занес в избранное.

Поделитесь своим мнением

*