Блог Фарида Каримова
Лайфхаки, сервисы и гаджеты

Тайм-менеджмент простыми словами. 11 причин выбросить свои списки задач

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики!

Это неудобно. Это неаккуратно. Это бьёт по вашей эффективности.

Под катом — 11 доказательств этого.

Эта статья написана мной для Лайфхакера.

Что предлагают нам электронные органайзеры, чего нет в блокноте?

1. Контексты

Контексты — основа системы тайм-менеджмента GTD.

Что такое контекст задачи?

Контекст — это особое условие, при котором действие может быть выполнено.

  • Вы можете «покормить кота» только дома. Потому что это ваш кот. И он дома.
  • Вы можете «купить молоко» только в магазине. В любом. Но в магазине. Не в университете.
  • «Взять лекции у Васи» имеет сразу два контекста. «Университет» и «Вася».

Например, на этой вкладке собраны мои домашние дела:

А вот дела для офиса:

Ещё у меня есть контексты «покупки», «машина», «прогулка», «везде», «мама» и другие.

У задачи может быть один, два и более контекстов.

2. Дерево задач

Бывают одиночные задачи типа «полить цветы». А бывают задачи — часть проекта. Например, проекта «заменить масло»:

В этом случае полезно видеть дерево задач. Так ты не теряешься в списках дел, а всегда понимаешь, куда ты идёшь.

В электронном планировщике одна задача может быть на многих таких вкладках. Если я нажму «Завершить задачу», то она пропадёт отовсюду.

3. Напоминалки

Да, в бумажном ежедневнике вы можете прицепить задачу к какой-то дате. Но только электронный планировщик способен сам НАПОМНИТЬ вам о наступлении нужного времени. Причём в том формате, в котором вы пожелаете:

  • звуком (на компьютере и смартфоне одновременно);
  • по SMS;
  • по email.

4. Мобильность

Когда электронные планировщики стали по-настоящему удобными?

Только тогда, когда они научились синхронизировать дела между компьютером и смартфоном.

Сразу появилась простая схема работы:

  • Сложные проекты, задачи с контекстами, датой начала и приоритетом — расписываем на КОМПЬЮТЕРЕ.
  • А вот бегаем, ездим за рулём, выполняем задачи — на СМАРТФОНЕ.

У планировщиков появилась мобильность. Куда бы вы ни поехали, все ваши задачи и проекты, вся нужная информация под рукой. И доступна в три клика.

Может этим похвастать ваш блокнот?

5. Циклические задачи

У всех есть события, которые повторяются время от времени. Например:

  • Каждое пятое число месяца платить за Интернет.
  • Каждый первый понедельник месяца получить денежный перевод.
  • Каждые вторник и четверг идти в тренажёрный зал.
  • Каждый январь продлевать хостинг.

А самое простое — поздравления с днём рождения и праздниками. Вот они уж точно есть у каждого!

Люди с бумажным ежедневником вручную вписывают эти события в свой график. Жутко неудобно!

Электронный планировщик всё это делает сам:

Как видите, можно создать повторение любой сложности. Полезно, что можно задать количество повторов, после чего задача исчезнет. Например, если вам прописали сделать 10 уколов.

6. Резервное копирование

В программе легко настроить резервное копирование. Причём копия вашего дерева задач будет храниться:

  • на диске;
  • в облаке;
  • на смартфоне;
  • на ПК.

Более того, вам доступны и копии всех сделанных изменений!

Иными словами, вы никогда не потеряете свои задачи.

А что с вами будет, если вы потеряете свою тетрадку? Будете выть, как волк на луну? Оно вам надо?

7. Командная работа

Почти все планировщики позволяют это.

  • Вы ставите задачу подчинённому.
  • Вам ставят задачу.
  • Вы обсуждаете задачу группой (Wunderlist).

8. Поиск по задачам

Серьёзный деловой мужчина растерянно роется в своём ежедневнике: «Где-то я писал… где-то здесь это было… секунду…» Странная картина.

В электронном планировщике такое исключено: поиск проще в разы.

9. Прикрепление ссылок и файлов

Так удобно в примечаниях к какой-то задаче просто указать ссылку или файл. Например, схему проезда.

Даже не представляю, как это сделать на бумаге.

Кроме того, планировщик Todoist, например, разрешает записывать аудиопримечания к задаче.

10. Цветовая маркировка

Знаю, многие используют в своих блокнотиках разные цвета и шрифты. Согласен, это удобно.

Но только зачем что-то рисовать от руки, когда всё это могут делать скрипты:

Так я раскрасил свои задачи. Поверьте, возможностей для раскраски было намного больше.

И всё это делается без моего участия. Я просто один раз задал, как будут выглядеть:

  • проекты;
  • папки;
  • текущие задачи;
  • неактивные задачи;
  • важные задачи;
  • быстрые задачи.

11. Другое

Электроника становится всё хитрее, новые технологии наступают. Неудивительно, что всё это отражается и на электронных планировщиках. Уже доступны или вот-вот станут доступны:

  • использование GPS-напоминалок (смартфон напоминает вам купить молоко, когда вы идёте мимо магазина);
  • умный голосовой ввод и голосовое управление задачами;
  • системы геймификации (Todoist, HabitRPG).

Сложно?

Ой, да бросьте!

Не сложнее вашей микроволновки!

Нужно просто сесть и уделить один час своего времени. И изменить свою жизнь навсегда. К лучшему!

Резюме

Я понимаю людей, которым сложно отказаться от старой проверенной бумажки — своего бумажного планировщика. Но не говорит ли в вас консервативность мышления? Не противитесь ли вы новым технологиям? Не перекладываете ли вы на себя рутину, которую должен делать автомат?

Не понимаю людей, которые в XXI веке продолжают использовать бумажные планировщики.

Пишите в комментариях!

У вас другая точка зрения? Отлично, напишите об этом!

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:
  • Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
  • Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно Спасибо!

Мои видеокурсы

Вот что доступно на сегодняшний день:

Комментарии

  1. Теперь не усну, пока не узнаю, как же открывается капот в Форд Фиеста 06 года? )))

  2. Электронные инструменты и правда удобнее, но у блокнота есть неоспоримое преимущество — это устройство исключительно ввода. То есть не возникает опасности, взяв блокнот, случайно зависнуть вконтактике, совершенно забыв, о чем собирался записать.

  3. Мила говорит:

    От бумаги для домашних дел и работы над личными проектами не откажусь никогда. Писать от руки — это так прелестно!

    Список дел по дому висит на холодильнике, список моих личных дел у меня в блокноте, а рабочие дела в календаре. Разделяй и властвуй!

  4. Игорь говорит:

    А мне нравится программа Cute Reminder http://www.cutereminder.com/,но я использую только для напоминания событий.

  5. Сергей говорит:

    Какой напоминалкой под ноут пользуетесь?

  6. Ольга говорит:

    Да, согласна с Милой, что писать на бумаге — тоже в своем роде удовольствие… списки, которые часто используются — можно и распечатать. Но вот что делать, если ты находишься вдали от всех гаджетов?? Только записать в блокнот. Да и в дороге не всегда удобно включать гаджет «на коленке», чтобы посмотреть какой-то список или записать туда два-три слова:-)

  7. Хороший список дел от плохого отличается только тем, что хороший выполнен, а плохой нет. Всё остальное неважно. :)

    Если человек способен в голове спланировать огромный проект, точно следовать эту плану и в конечном итоге сделать всё в лучшем виде, то почему нет?

    • Не согласен кардинально.
      Американцы делали хорошие красивые машины, а потом пришли японцы и начали измерять и улучшать всё от складских запасов до положения рабочего при работе. И через 20 лет уже весь мир приезжает смотреть японское чудо.

      Система важна. Да, можно и плохо составленный список сделать, но какой ценой? Ценой больших усилий, форс-мажоров из-за ошибок и т. д..

  8. Сергей Семикин говорит:

    У бумажного варианта есть одно преимущество — ГИБКОСТЬ. Узнал про новый интересный хак можно его пробовать сразу.

    • Не понял про гибкость. Приведите пример.

      • Сергей Семикин говорит:

        Пример 1: узнал про основную идею Agile Result (планирлвать на день только 3 главные задачи), в течение 5 минут придумал, как при бюджетировании дня следующего оформить — ставить восклицательный знак перед задачей в списке дня.
        Пример 2: не нравится текущее оформление списков, надоело сверху вниз — следующий день пишем снизу вверх. Пару недель назад, разбирая бумаги, нашёл планы дней начала 2014 года, изменения значительные, зачаточное бюджетирование стало четкой системой, корявый хронометраж, стал наглядным.
        Минус один — постоянные переписывания

        • Сергей Семикин говорит:

          Но и его можно обратить в плюс — пока переписываешь, вспоминаешь, что нужно делать, а заодно и обновляешь в памяти подробности не решенных проблем.

          ЗЫ возможно, важным бедет, что бланк своего бумажного ежедневника делал сам, постепенно набирая функционал. И единственное, что может заставить ещё раз попробовать электронный планировщик — голосовой ввод новых задач. Вроде бы это есть в any do, буду его пробовать.
          ЗЗЫ нет, вру, ещё одно может заставить — изменение характера задач или их количества, когда медитавный набор планов станет слишком длительным.

Поделитесь своим мнением

*