Блог Фарида Каримова
Лайфхаки, сервисы и гаджеты

Лайфхак, как быстро договориться о встрече

Сколько времени занимает у вас договориться с другом или коллегой о встрече?

В идеальном мире достаточно пары фраз: «В четверг, в четыре?» — «Да!».

В реальности же, чем большую активность вы развиваете, тем больше контактов и тем труднее согласовать встречу или даже просто «созвон» в Skype. У вас дела, у партнёра дела. Начинается бесконечный «почтовый теннис» согласований.

Или вы — директор крупной компании. Ваше расписание должны видеть все сотрудники, некоторые партнёры, а также родные и близкие. И это расписание при этом постоянно меняется.

Что делать?

Эту статью я написал для Лайфхакера.

На помощь нам придут…

Кайдзен и канбан

Итак, перед нами стоят две взаимоисключающие задачи:

  • управлять всё большим количеством запланированных контактов,
  • тратить на это как можно меньше ресурсов.

Вам это не напоминает классическую проблему философии Кайдзен: как одновременно снижать затраты и повышать качество?

Поэтому чтобы решить проблему давайте используем один из инструментов Кайдзена — Канбан.

Канбан в своё время стал передовой методикой организации производства, когда вместо «проталкивания» деталей по конвейеру (привезли материалы, выгрузили, а дальше сами разбирайтесь) используется вытягивание (каждый последующий участок сигнализирует предыдущему о том, сколько именно материала ему нужно сейчас).

Такое же вытягивание можно использовать и в своём личном тайм-менеджменте.

Прямой доступ к вашему календарю

Почему бы не дать его всем партнёрам? Такая функция есть, например, в Google Calendar.

  1. Организуете мероприятие? Вам не нужно никого оповещать. Желающие всё видят сами и даже могут подтвердить своё участие.
  2. Или вы даже можете разрешить отдельным (самым важным) партнёрам самим создавать события в вашем календаре. А вы уже подтверждаете его. Экстремально? Ну, пожалуй)) Но возможность такая есть!
  3. Мероприятие содержит информацию о времени, месте и наборе участников. Это экономит время на ненужные вопросы.
  4. Не нужен ни ежедневник, ни специальные программы. Подойдёт обычный браузер или даже смартфон.
  5. После встречи вы можете составить краткий её протокол, и зафиксировать его там же, в календаре.
  6. А больше всего мне нравится вот эта функция наложения календарей разных людей друг на друга:

Смотрите, как здорово видны все «окна» в которую можно засунуть совместную встречу!

А главное все эти бесконечные вопросы «Что ты делаешь в …?», «Можешь ли ты в …?» останутся в прошлом.

А как же частная жизнь?

Чтобы сохранить её неприкосновенность вы можете закрыть, чем именно вы занимаетесь.

Было:

Стало:

Кроме того, вы можете создать разные календари для рабочих дел и для личных. И доступ дать только к рабочему, например.

Итого

Эффективность даже такого простого инструмента, как календарь, зависит от того, как вы им пользуетесь.

Совместное использование календаря может повысить не только вашу личную продуктивность, но и продуктивность небольших команд.

P.S. Эту статью я писал вместе с моим другом Владом Епанчинцевым. Спасибо ему!

Пишите в комментариях!

А как вы договариваетесь о встречах? Пользуетесь ли вы Google Calendar?

 

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:
  • Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
  • Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно Спасибо!

Комментарии

  1. У нас с женой такие совмещенные открытые на чтение календари.

    • Да, я даже хотел такую же мысль добавить в статью. Что удобно наверное делать такие календари внутри семьи, если оба супруга технически подкованы. Но не стал добавлять, потому что не пробовал еще. А вот с коллегой с недавних пор так работаю. Удобно, потому и написал статейку.

      • На самом деле сценариев вагон. Например, у вас есть человек, который выкладывает что-то на сайт. И он может вносить в календарь информацию об этом, продавцы размеры выручки или заказы на пополнение товара.

        • Ну, в этом случае я бы уже использовал профессиональное решение типа Битрикс24 (Бесплатно до 8 человек)…

          • Наоборот, в случае с продавцами — их проще научить через свой смартфон делать простую запись в календаре, чем учить их Битриксу. И календарь есть на любой версии андроида, синхронится с виндафонами и прочими экзотиками. Чем универсальнее и проще, тем легче и быстрее втянуться. Всякие дежурства отмечать, зачем там монстр?

  2. Рассказать о канбан и даже не упомянуть о Трелло… Даже не знаю.
    Это как рассказать о Фариде Каримове и не сказать ни слова о лайфхаках.

Поделитесь своим мнением

*