Блог Фарида Каримова
Лайфхаки, сервисы и гаджеты

Как я работаю в Битрикс24

Как вы знаете, я большой фанат программы для личного тайм-менеджмента MyLifeOrganized.

У меня есть целый платный большой курс по этому делу.

А что с командным планированием? Что с постановкой задач другим людям, а затем и контролем? Что с отчетами подчиненных?

В этой статье я расскажу про свой опыт работы с CRM Битрикс24.

Вот их официальный сайт.

Не хочу очернять другие CRM

Я чуть-чуть работал с Мегапланом, немножко с Trello, но все — поверхностно. По-большому счету я на всех работах сидел только в Битриксе24.

Неудивительно, что я и в личных проектах начал его использовать. Сейчас, помимо корпоративного, у меня есть личный аккаунт, куда заведены мой ассистент, несколько фрилансеров и партнеров, с которыми я работаю. И даже моя жена, которая иногда мне помогает))

Чем мне нравится Битрикс24?

  • Он бесплатен для небольших коллективов (до 12 сотрудников) — без каких-либо ограничений
  • У него удобный и логичный интерфейс:

Вот, например, я ставлю новую задачу:

1 — название задачи

2 — кто выполняет

3 — можно выставить крайний срок

4 — приоритет задачи

И много других настроек.

  • Тут же к любой задаче вы можете прикрепить файлы

Нажимаем “Загрузить документы” и прикрепляем файл или картинку. Например, я ставлю задачу расшифровать аудиозапись и тут же прикрепляю аудиофайл.

  • Далее, и это важно, когда какая-то задача поставлена, к ней можно оставлять комментарии

Вот пример небольшого рабочего диалога под задачей:

Что мы здесь видим? У исполнителя возник вопрос. Да, он мог бы написать его по почте, в WhatsApp или во Вконакте, но тогда все это было бы разбросано. А так все обсуждение по задаче находится прямо под задачей. Это логично и удобно. Особенно, когда с задачей работают сразу 3-4 человека.

  • Удобно реализован общий чат

На прошлой работе у нас был оживленный общий чат. В таком чате сотрудники могут обсуждать, например, какие улучшения можно внести в процессы компании. Этакий мозговой штурм.

  • Функция «Колокольчик»

С ее помощью я организовал сбор и разбор своеобразной папки Входящие, как учит GTD (подробнее об этой системе тайм-менеджмента я писал здесь). На самом деле здесь нет такой папки, зато есть колокольчик:

В котором высвечиваются все уведомления:

Вы можете закрыть каждое из уведомлений, но я не делаю этого пока этой задаче не принято какое-то решение. И до этим пор оно весит в колокольчике.

Спасибо Александру Мазному, который и показал мне этот простой, но мощный прием!

  • Если хотите вы можете отслеживать загрузку сотрудников по задачам

Часто бывает, что сотрудник говорит: “Я не успел. У меня нет времени, не дошли руки до задач”. В таких ситуациях часто помогает хронометраж (я писал о нем тут). Он помогает понять, чем сотрудник занимался в течение дня. Может, от каких-то задач стоит отказаться или сократить их продолжительность?

Вот так выглядит отчет сотрудника (или ваш собственный) по задачам:

  • Еще нравится, что платформа динамично развивается, т.е. постоянно выпускаются новые функции, что-то улучшается.
  • Нравится, что есть куча обучалок и вебинаров:
  • Обучиться Битрикс24 новичку не составляет труда

По крайней мере, все мои коллеги и подчиненные быстро схватывали основные принципы работы. Интерфейс интуитивно понятный.

Резюме

Все принципы тайм-менеджмента и GTD, о которых вы читали на этом блоге и в книгах, они применимы в Битрикс24 и удобно реализованы.

На самом деле функций в Битрикс24 намного больше. Например, в компании, где я сейчас работаю, туда выведены все контакты с клиентами и телефонные звонки…

Я рекомендую Битрикс24 всем малым командам и даже простым фрилансерам в общем-то. Почему нет?

Еще раз напоминаю их официальный сайт.

Пишите в комментариях!

Как вы ставите задачи подчиненным и затем контролируете их?

Или вы сами подчиненный? Как вы получаете задачи от руководителя?

 

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:

  • Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
  • Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

Комментарии

  1. Артем говорит:

    Фарад, а нет ли в Битриксе такого модуля, который бы предупреждал о том что до окончания выполнения какой-то задачи осталось N дней. Т.е. система раннего предупреждения о возможной просрочке.

    • Не знаю. Я с такой необходимостью не сталкивался.

    • Во первых, там есть настройка оповещения — ведь не по каждой задаче вам это требуется?
      А во вторых, при приближении к часу Х у вас начнет появляться надпись про почти просроченные и потом про просроченные задачи — судя по всему — критический интервал — сутки.

  2. Я тоже использую Б24 во всех своих проектах.
    Нашел несколько узких мест.
    Первое и наверное для меня самое важное.
    Я работаю с несколькими проектами. В которых совершенно разные клиенты и партнеры — а значит нужно разделение взаимоотношений с клиентами по проектам. Получается, что нужно добавлять новые поля для поиска, но они уже «кастомные» и поэтому не поддаются настройке через стандартный интерфейс Б24.
    Но главное не только это — пока проект один то логично использовать один из адресов как точку сбора всех лидов и дальнейшей работы с ними. Как только проектов становится несколько — то придется все настраивать и опять терять на этом время.
    Выход к сожалению один — завести несколько бесплатных аккаунтов на Б24 с разными сотрудниками.
    Вот сейчас у меня таких четыре проекта.
    Но в любом случае это более продуктивно, чем тот же мегаплан:)

    • А почему, если не секрет, не подошел Мегаплан?

      • Собственно у Б24 та же проблема что и у Мегаплана — слишком много времени уходит на планирование и постановку задач, но три года назад Мегаплан показался мне очень корявым для работы. Ну и сотрудники оказались против такого механизма контроля работы. Поэтому вернулись к обычным бумажкам и СРМ 1С Рарус.

  3. Alexander говорит:

    Ограничения в бесплатной версии есть — по отчетности и по планированию/учету времени.

    Но самое большое ограничение — нельзя себе сделать резервную копию. И дело не в том, что у битрикса могут быть сервера не надежные, а в том, что если вы по какой-то причине не будете заходить в битрикс какое-то время (на месяц-два отвлечетесь на другой проект, в отпуск уедите, и т.п.), битрикс сотрет все ваши данные и восстановлению они не подлежат. И весь опыт с информацией, который вы собирали в битриксе (в обсуждениях задач, в вики, в группах, и т.п.) пропадет.

    Т.е. битрикс24 можно использовать только для оперативной организации работы над задачами между сотрудниками. Или сохранять все сколько-то полезные знания в файлах на подключенном к битриксу Гугл-драйве.
    Или надеяться, что ваш аккаунт не пропадет.

    • Буду иметь в виду!

      Спасибо за ценный комментарий!

      Он будет претендовать на получение бесплатной книги от МИФ. Розыгрыш среди лучших последних комментариев провожу примерно каждые 2 недели.

    • Юрий говорит:

      Удаляют насколько я помню при полной неактивности от 3 до 6 мес. Никак не после двух. Плюс это происходит не внезапно. Администратору на почту приходит письмо с предупреждением об удалении за 1-2 недели. Если после получения письма просто раз зайти в систему счетчик неактивности сбросится и опять можно будет не пользоваться системой:)

  4. Как раз сейчас думала попробовать Битрикс для одного проекта. Фарид, подскажите, пожалуйста, есть ли там удобный инструмент, в котором можно было бы сделать тайм-лайн проекта, расписанный по датам план? И подойдет ли этот инструмент для общественных организаций, где задачи не назначаются сверху, но разбираются желающими?

  5. Юлия говорит:

    Добрый день! Я новичок в Битрикс 24. Мой руководитель поставил мне задачу, чтобы я сделала шаблон отчета по задачам, который можно выгрузить в эксель с определенными колонками:
    Название
    Описание
    Теги
    Статус
    Крайний срок
    Комментарии( загвоздка в этом столбце, так как комментарии у меня выгрузить не получается)
    Соисполнители: Фамилия.
    Подскажите пожалуйста, что мне делать????? Уже неделю бьюсь над этим вопросом

Поделитесь своим мнением

*