Блог Фарида Каримова
Лайфхаки, сервисы и гаджеты

5 причин, почему я никак не мог «подружиться» с тайм-менеджментом

Ошибки моего ТМПрочитаешь книжку по тайм-менеджменту – все понятно.

Начинаешь претворять в жизнь – не идет и все тут!

В этой статье я расскажу, как я «прививал» себе систему управления временем GTD. Я сделал не одну попытку прежде, чем она заработала как надо. Я начинал и бросал. Начинал и бросал снова. Кажется, я набил все шишки, какие только возможно.

Эта статья была написана для Лайфхакера еще в феврале.

Что такое GTD?

GTD – это самая популярная методика управления временем в мире. Она была придумана Дэвидом Алленом и описана им в книге «Как привести дела в порядок».

Краткий обзор системы можно найти по ссылке.

Почему же эта система работает у миллионов, но не работала у меня?

Ошибка №1. У вас неудобный инструментарий

В первом издании книги, система опиралась на бумажки, папки и наклейки. Сейчас, с появлением смартфонов, это вызывает улыбку. Это же жутко неудобно! Хотя, для своего времени, GTD стала революцией в организации времени.

Вообще, любая система организации времени или информации будет работать только тогда, когда она по-настоящему удобна. Когда человек получает удовольствие от работы с инструментом.

Если инструмент неудобный, то вся его природа будет протестовать. И привить такую систему будет гораздо сложнее.

Я сразу решил, что моя система GTD должна жить на смартфоне — ведь он всегда со мной. Какой толк от системы, если она не находится на расстоянии вытянутой руки? Ведь все мысли, все дела, все заметки — в идеале, должны быть в системе. Это как второй мозг))

В ту пору у меня был смартфон HTC Touch:

HTC Touch

Малыш с тупым неотзывчивым экраном диагональю всего 2,8 дюймов. Сравните с сегодняшними монстрами!

Управление пальцем было адской мукой. Постоянно промахивался. Поэтому управлять приходилось стилусом. Ну, а стилус, сами понимаете, не достанешь в автобусе или на ходу, когда в другой руке сумка. Даже тот факт, что управлять смартфоном можно только используя обе руки, говорит о том, как это было неудобно. По сравнению с современными смартфонами, которые легко управляются одной рукой.

Я поставил туда программу MLO – органайзер под систему GTD.

Первые дни я усердно вбивал туда все дела, встречи и просто мысли. Ведь GTD требует, чтобы каждый пустяк был введен в систему.

Но уже через неделю я начал лениться. Я перестал вбивать мелкие дела. Я перестал разбивать большие дела на подзадачи.

Почему? Не потому что я такой разгильдяй. А потому что было неудобно. Вбивать текущие дела через смартфон неудобно даже сейчас на современном смартфоне, а в те времена, когда я ковырялся со стилусом, было неудобно вдвойне.

Сейчас я использую связку ПК – Смартфон. Программа стоит и там, и там. Они синхронизируются между собой.

Теперь, на компьютере:

  • Я вбиваю новые задачи
  • Я планирую
  • Я добавляю заметки и ссылки

На смартфоне:

  • Я выполняю и вычеркиваю задачи, которые делаю вдали от ПК

Такая связка намного удобнее просто смартфона или просто ПК. Именно создав ее, я наконец-то подружился с GTD. После этого я систему GTD больше не бросал, а только допиливал под свои нужды.

Ошибка №2. Не учитывать мелочи

Система GTD очень строга. Как я уже сказал, она требует вносить в себя каждую мелочь.

Приведу пример: «У меня выскочил прыщ. Надо его замазать».

Какой нормальный человек будет вбивать это в свой ежедневник? А вот GTD этого от нас требует. Ведь первая и главная задача системы – снять стресс с человека. Переложить бремя мелких дел и рутины на компьютер. ЧТОБЫ ОСВОБОДИТЬ МОЗГ ДЛЯ СЕРЬЕЗНЫХ МЫСЛЕЙ.

Это мини-дело должно прямиком лететь в папку «Входящие».

Многие этого не понимают. Для них система организации времени – только для серьезных дел. Типа «Позвонить Ивану Петровичу» или «Установить сигнализацию». Но это в корне неправильно.

Или другое возражение: ЭТО И ТАК ПОНЯТНО или ПРО ТАКОЕ НЕЛЬЗЯ ЗАБЫТЬ.

Можно!

Пример: завтра вы уезжаете на шашлыки на все выходные. Перед отъездом надо покормить кота и оставить ему воды. Вы думаете, а зачем я буду писать это в GTD, если Барсик и так постоянно орет и просит жрать?

Ошибка!

Именно завтра Барсик заснет богатырским сном, и вы про него забудете. А потом вам придется срочно возвращаться домой, потому что соседи жалуются на нечеловеческие вопли из вашей квартиры.

Ага, закон Мерфи в действии.

Зако́н Ме́рфи (англ. Murphy’s law) — шутливый философский принцип, который формулируется следующим образом: если есть вероятность того, что какая-нибудь неприятность может случиться, то она обязательно произойдёт (англ. Anything that can go wrong will go wrong). Иностранный аналог русского «закона подлости», «закона бутерброда» и «генеральского эффекта». Википедия

Пока я не завел жесткую привычку вбивать АБСОЛЮТНО все, моя система давала сбои.

И самым удобным решением было – обзавестись ДИКТОФОНОМ.

Теперь достать диктофон и записать любую мысль, даже самую мелкую, не представляет ни малейшего труда. А вообще я просто обожаю свой диктофон. Вот несколько статей, которые я написал про него:

Ошибка №3. Не проверять контексты при смене статуса

Я вывел для себя простое правило: «Нужно проверять контексты при смене статуса».

Что такое «смена статуса»?

Например, я сейчас стою за компьютером и вбиваю эту статью. Для меня работают контексты «Везде», «Дом» и «Комп». Если я выхожу на улицу, то начинают работать контексты «Везде» и «Прогулка». Если я зайду в магазин, то подключится еще и контекст «Покупки».

Мой статус менялся так: Дом – Улица – Магазин. И для каждой смены статуса у меня появляются свои дела.

Например, дело «купить хлеб» я могу совершить только в магазине. Еще я могу просмотреть этот контекст, когда выхожу на улицу. Чтобы взять с собой деньги. А вот дома я его сделать не могу никак.

Так вот, очень важно выработать ПРИВЫЧКУ — при каждой смене статуса заглядывать в свой смартфон. Причем смотреть в смартфон надо еще ПЕРЕД сменой статуса. Например, дела «завести маме капусту» и «завести утюг в ремонт» не могут быть выполнены, если вы заранее не возьмете эти вещи с собой в машину.

Если вы забываете проверять GTD при смене статуса, то вся мощь контекстов летит к чертям. А контексты — это главная фишка системы GTD.

Ошибка №4. Грязное дерево

Моя система GTD постепенно замусоривалась – в ней накапливались уже выполненные дела, которые я забыл отметить, или дела, потерявшие актуальность.

Поэтому важно регулярно чистить свое дерево задач. Я делаю это каждое утро. Просто бегу глазками по общему списку задач и быстро вылавливаю «косяки», чтобы:

  • Удалить
  • Перенести в другую папку
  • Сменить контекст или дату начала

Ошибка №5. Не разбивать на мелкие подзадачи

GTD учит, что любое дело надо разбивать на максимум мелких подзадач. И, тем не менее, люди ленятся это делать.

Почему это важно?

Объясню на примере. Моя сестра попросила купить ей фотоаппарат. Если я просто добавлю дело «купить фотик сестре», то оно так и будет висеть в моем дереве долго-долго. Вся моя сущность будет «лениться» делать его. Это происходит всегда, когда наши сознание и подсознание не понимают, как КОНКРЕТНО дело должно быть сделано.

Разобьем это дело на подзадачи, например:

  • Узнать требования сестры
  • Узнать бюджет
  • Взять деньги
  • Позвонить знакомому фотографу, попросить совет
  • Почитать обзоры разных моделей
  • Пойти в магазин и купить
  • Завезти фотик сестре, не забыть чеки и гарантию

Что произойдет? Как по мановению волшебной палочки у вас появится желание этим заняться.

Этот эффект я проверил на себе неоднократно!

Резюмируя

Если вы решили стать эффективным человеком и занялись тайм-менеджментом, не опускайте руки после первых же неудач. Скорее всего, вы просто совершили одну из перечисленных выше ошибок.

Пишите в комментариях!

Какую систему организации времени вы используете? И с какими трудностями вам пришлось столкнуться?

 

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:

  • Почему я купил себе дорогущий смартфон в кредит, будучи по уши в долгах?
  • Как хранить пароли: надежно и очень удобно! Видео!
  • Интервью с Игорем Манном
  • 7 быстрых способов мотивации. 5 минут и глаза горят!
  • Как быстро и дешево сделать доску с маркерами, как у Доктора Хауса?))
  • Обзор книги Тома Питерса «Преврати себя в бренд». Очень нестандартное чтиво!

Понравилась статья? Пожалуйста, ЛАЙКните по любой из кнопок. Вам же не сложно Спасибо!

Комментарии

  1. Использую просто связку календарь в браузере + смартфон. На компьютере вбил план на завтра (периодика уже всё равно там) и на смартфоне всё появляется само (exchange синхронизация). В нужный момент (за какое-то время до события) телефон сам скажет, что нужно делать (написать кому-то письмо, поздравить с днём рождения, написать список покупок на еженедельный выезд в супермаркет и т.д.). При этом напоминалка прилетает и на почту. Если что-то не смог (например, снять какой-либо пейзаж не позволила погода), я потом или переложу задачу на нужный момент или выполню её как только освободится время.

    Всё, нет проблем. Главное помнить, что любая проблема со временем растёт, как воздушный шар. Если не выполнить, то в конце ждёт «взрыв». Проблемы редко бывают приятными и «взрыв» обдаст….. ну вы понимаете, чем пахнут проблемы. 😀

    • А как вы работаете с контекстами?

      • Признаться, никак. Я стараюсь не делать что-то в зависимости от контекста, а скорее менять контекст в зависимости от того, что нужно сделать.

        Как пример: утром сигнал был в 10. Суббота — отличны день, чтобы дать отдохнуть за рабочую неделю. поэтому никаких подъёмов в 6 утра, а валяемся «до посинения». Далее — гипермаркет. Список время ещё готов, как и маршрут (кроме магазина ещё есть дела). Сейчас дома и есть пара дел которые нужно сделать: как раз их и делаю, попутно отвечая на это сообщение.

        То есть статус «дома»/»на улице» меняется, но это никак не влияет на то, что надо сделать.

        Надеюсь, я правильно понял вопрос и достаточно подробно ответил :)

  2. Фарид — огромное спасибо за статью, если ты не против — размещу у себя в моём проекте «4-х часовая рабочая неделя» — http://www.week4hours.com

    Cистема о которой ты пишешь — действительно экономит время и повышает яркость жизни.
    Самые важные мысли у тебя в этой статье на мой взгляд:

    1.Вообще, любая система организации времени или информации будет работать только тогда, когда она по-настоящему удобна. Когда человек получает удовольствие от работы с инструментом.

    2. Для них система организации времени – только для серьезных дел. (или только для работы :-))

    3. А контексты — это главная фишка системы GTD.

    4. «купить фотик сестре», … Разобьем это дело на подзадачи, например:… Узнать требования сестры… Узнать бюджет…

    Еще «фишка» от которой я ловлю кайф в последнее время — это пересылка письма на определенный адрес, и тогда оно автоматически попадает тебе во «входящие» GTD (название задачи — тема письма)

    А тема Aleksdem «… Использую просто связку календарь в браузере + смартфон. На компьютере вбил план на завтра (периодика уже всё равно там)»… переложу задачу на нужный момент или выполню её как только освободится время… Всё, нет проблем. …» — достаточно неплохо рабодает где-то до 100 задач. Проверено на себе.
    После этого начинаются потери и не «размусоривается голова» от мелочей — а это ОСНОВНАЯ задача системы управления задачами.

    • Да, Дима, без проблем — размещай где хочешь)

    • Добрый день, Дмитрий. :)

      До 100 задач — это основное, что я стараюсь избегать. Да, задач немало и freemind просто не может напечатать их на 1 листе. Но никогда я не загадываю массу дел в календаре.

      Когда-то возникал вопрос по куче отметок и тогда понял — это меня убивает. Теперь же я выполнил план на день и чувствую что да, вот она, финишная лента! Можно даже порадовать себя вечером медитативной ездой в ETS2 или взять задачку с «завтра», а то и просто пораньше лечь спать. Если же список большой, то в итоге чувствуешь, что нет конца и края и это просто угнетает, демотивирует. Это была самая большая проблема списков для меня. :(

      Ну а как же все задачи? Как уже писал в комментариях этого блога, 2 раза в неделю у меня пробежки и последующей работой над минд-картами. Можно сказать, что это своеобразное «совещание». То есть побегал, надышался свежим воздухом (возможно вымок в дождь, тоже своя прелесть в этом есть), а потом сижу в машине и прохожу карты. Просто на бумаге, с карандашом в руках. Не знаю почему, так проще оказалось и результативнее, чем на планшете. Разные стороны жизни (карьера, здоровье и т.д.), на каждую свои подзадачи и т.д. В этот момент и решается, что я буду делать в ближайшее время (помечаются «в календарь» и на «когда») и что уже сделано, а что требует быть «разрезано на кусочки». (Тут же на карте и режется.) То есть тратится времени где-то пара часов в неделю. Потом это будет привезено домой и занесено в карту в электронном виде, конечно. Какие-то задачи из карты убираются, а добавляются в календарь. Это важно! Я не должен думать в эти дни над всеми задачами, а только над тем, что есть в календаре. Сосредоточенность приносит свои плоды.

      Постепенно план выполняется, а я периодически вижу промежуточную «финишную ленту» и это наполняет гордостью и желанием бежать дальше. Может быть это действительно не самый лучший вариант планирования дел, но пока он под мой ритм жизни подходит. :) Например, мой пресс стал заметен за весну, с почти 100 кг я приблизился к отметке 84 (а скоро 83 и меня ждёт поощрение в виде чего-то вкусного), заказы клиентов я стал выполнять примерно за 1-2 недели (вместо традиционных месяц-полгода), а доход за последние пару месяцев поднял в полтора раза. Так что в моём случае это работает! :)

      • Со статистикой не поспоришь. Вы худеете, зарабатываете, больше успеваете — остается только позавидовать)) У меня ментальные карты наоборот не особо пошли. Точнее я их регулярно использую, как первую фазу в каком-то проекте, но и не более того…

        • Каждый индивидуален! Говорить что только я поступаю правильно, это всё равно что стать религиозным фанатиком. :)) Так что если моё мнение чем-то поможет — круто. Если нет — зато я нашёл что-то интересное у вас тут. :)

  3. Я не говорю, что то что Вы делаете — неправильно. Это как кому удобно — см.п1 :-)
    Я эту систему использую как запасной мозг, чтобы не держать все в голове.
    А вот на каждый день я использую систему 1-3-5. Она мне «взорвала» мозг и результативность.
    Описаний ее много — и на лайфхакере в том числе.
    Я тоже не очень люблю работать ни на смартфоне, ни на компьютере (хотя чего скрывать — MacAir добавил удобства :-)) (я был не фанат Apple раньше) — поэтому я вначале беру общий список в компе пробегаю — а потом выношу его на бумажный лист ежедневного планирования http://clck.ru/9EUpd — можете пользоваться :-) Мне нравится вот так

  4. Рамиль говорит:

    Фарид, спасибо! Ты уже помог мне когда-то именно этими советами.

    P.S. Кажется здесь лишнее НЕ «если вы НЕ заранее НЕ возьмете эти вещи в машину»

  5. Когда я начинаю разбивать на подзадачи, у меня , наоборот, пропадает желание, потому что создается впечатление, что вместо одной задачи теперь у меня 5. Например, с уборкой так. лучше я запишу «убрать в зале», чем перечислю все, что надо сделать. тоска нападет. так что ИМХО это индивидуально. неприятные дела, мне кажется, лучше не разбивать. а нейтральные для ясности можно вполне.

  6. Ксения говорит:

    Фарид, а вы сделаете обзор по программе MLO? Буквально только что ее скачала на ПК. До этого систему GTD начала применять в Evernote, что по сути тоже удобно, так как есть синхронизация с мобильным, но мне не хватает напоминалок. Например, если с утра я открыла компьютер, а он мне выдает «БРОСЬ ВК! Надо сделать то-то и то-то». Еверноут так не может… Хочется попробовать MLO. Да и вообще я в поисках своей системы. Начала применять то, о чем Вы пишите. После прочтения какой-либо из книг не могу собрать мысли в кучу и понять с чего начинать. А Ваши обзоры расставляют все по полочкам. Надеюсь, что когда-нибудь и сама так смогу). Безумно рада, что наткнулась на Ваш блог. Спасибо Вам!

    • Обзор МЛО хотел бы сделать, но пока нет времени. Уж больно это масштабный обзор получится. Можете в следующем году сделаю.

      Вообще у меня есть целый курс, посвященный этой программе: http://hpnb.n-man.ru/blog/

      А вот одно из видео данного курса: http://www.youtube.com/watch?v=C4Fp6i-E6rE

    • Спасибо, что читаете, Ксения.

      Что касается Evernote для GTD — не советую.
      Любой другой планировщик будет намного лучше. Не надо кушать суп вилкой))

      Я пользуюсь MLO, но все они хороши. Разница в деталях.

      Расскажите мне:
      — что вы планируете
      — нужна ли командная работа
      — много ли у вас задач в течение дня с жестким временем начала? (встречи…)

      И я вам посоветую, что выбрать.

      • Ксения говорит:

        Фарид, а у Вас еще и голос приятный) Спасибо за видео. Начала в Еверноут, так как не знала о MLO. Добавила задачу «купить курс Фарида», честное слово) Все очень четко и понятно.
        У меня работа связана с организацией мероприятий, проектов и прочее. Проектов только сейчас три штуки. Понятное дело, что задач просто неимоверное количество. Сама в них путаюсь. Командной работы нет почти. Работаем вдвоем в одном отделе. Кое-что делегировать, конечно, могу, но список задач не уменьшается. Жесткой привязанности ко времени нет, но гугл календарь все равно заполняю. Вот в том и проблема, что у меня всюду все разбросано: гугл календарь, блокнот, еверноут, плюс куча бумажечек по всей сумке) Я тайм-менеджментом начинала заниматься в начале этого года, но летом так все закрутилось, что даже записывать не успевала. Сейчас пытаюсь разобрать весь этот бардак.

Поделитесь своим мнением

*